Chuyển đổi số trong Công an nhân dân: Những người lính tận tuỵ, thầm lặng trong nỗ lực số hóa hồ sơ

Hồ sơ không đơn thuần là những trang tài liệu khô khan. Mỗi thông tin được lưu trữ cẩn trọng trong hồ sơ đều là "mắt xích" quan trọng, phục vụ công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, bảo đảm an ninh trật tự và phục vụ các công tác Công an, phục vụ người dân. Hiện Công an các đơn vị, địa phương đang lưu trữ hàng chục loại hồ sơ quan trọng, bao gồm cả hồ sơ mật, tối mật và tuyệt mật. Trong đó, hồ sơ AK (hồ sơ vụ án hình sự) có giá trị khai thác cao, đóng vai trò quan trọng trong quá trình điều tra.

Việc số hóa hồ sơ, tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản lâu dài, khai thác, tra cứu thông tin được nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay.

Đây là bước tiên phong chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử, vừa nâng cao hiệu quả tra cứu, vừa đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng cho hiện tại và mai sau.

Những trang hồ sơ, tài liệu đã “nhuốm màu thời gian” bụi bẩn, ẩm mốc được đẩy lên thành file điện tử phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống dữ liệu điện tử, phục vụ đắc lực các mặt công tác Công an.

* Về đích trước cao điểm

Với mục tiêu hoàn thành chỉ tiêu số hoá 100% hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước thời gian quy định, từ đầu năm 2024 đến nay, Công an tỉnh Thanh Hóa đã chủ động triển khai quyết liệt, đồng bộ các biện pháp công tác, từ việc tổ chức rà soát, chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu theo đúng quy trình, quy định, đến việc tăng cường lực lượng, huy động tối đa phương tiện, máy móc phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu…

Thượng tá Phan Tiến Dũng, Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ (PV06, Công an tỉnh Thanh Hóa) cho biết, qua rà soát khối lượng hồ sơ tài liệu cho thấy việc lưu trữ theo phương thức truyền thống là rất lớn, với hơn 34 triệu trang tài liệu. Trong đó, có nhiều hồ sơ được hình thành cách đây tới 60, 70 năm trên chất liệu giấy nhiều kích cỡ, nay đã nhòe, rách, bay mực, bụi bặm và ẩm mốc… Vì vậy, việc số hóa, chỉnh lý loại hồ sơ, tài liệu này tốn rất nhiều thời gian, công sức, đòi hỏi sự nhẫn nại, kiên trì của người thực hiện.

Với lượng hồ sơ, tài liệu khổng lồ, Công an tỉnh Thanh Hóa xác định số hóa dữ liệu là điều hết sức cần thiết.

Thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an về số hóa hồ sơ, tài liệu, cũng như nhiệm vụ trọng tâm của Đề án 06, Công an tỉnh Thanh Hóa đã thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong lực lượng công an tỉnh. Trong đó, Phòng PV06 xác định công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ là việc rất quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số. Nhiệm vụ này phục vụ đắc lực, kịp thời, nhanh chóng cho công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên, nhiệm vụ này không hề dễ dàng. Thượng tá Phan Tiến Dũng cho biết, Thanh Hóa là một trong những địa phương có khối lượng tài liệu cần số hóa lớn nhất cả nước, với 345.000 tập hồ sơ, tương đương hơn 34 triệu trang tài liệu. Một khối lượng đồ sộ, đòi hỏi sự tập trung cao độ, tinh thần trách nhiệm, quyết tâm không ngừng nghỉ của toàn lực lượng.

Năm 2024, với tinh thần "làm hết việc chứ không làm hết giờ", "chỉ bàn làm không bàn lùi", Phòng PV06 đã huy động tối đa lực lượng không quản ngày đêm thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mỗi cán bộ, chiến sĩ Phòng PV06 cũng như hàng chục cán bộ được trưng dụng làm việc với quyết tâm cao nhất.

Để sớm hoàn thành khối lượng công việc lớn, Phòng PV06 đã phân loại hồ sơ thành hai nhóm: hồ sơ cũ và hồ sơ mới, đồng thời giao chỉ tiêu cụ thể cho cán bộ, chiến sĩ. Hồ sơ từ năm 1984 trở về trước được xác định là hồ sơ cũ, với yêu cầu mỗi cán bộ, chiến sĩ quét số hóa 200 trang/giờ. Đối với hồ sơ từ sau năm 1984, thuộc nhóm hồ sơ mới, chỉ tiêu quét số hóa 250 trang/giờ.

Để đáp ứng được khối công việc “khổng lồ” đó, đơn vị đã có nhiều sáng kiến. Thượng tá Dũng cho biết quá trình số hóa hồ sơ, tài liệu, Công an tỉnh Thanh Hóa đã có sáng kiến sử dụng máy ảnh thay cho máy quét nhằm khắc phục những hạn chế trong việc xử lý tài liệu cũ, chất lượng giấy kém, mục nát, mờ nhòe.

Trước đây, khi sử dụng máy quét, giấy tờ cũ nát dễ bị rách, tốc độ xử lý chậm. Để giải quyết vấn đề này, lực lượng công an đã tận dụng 70 máy ảnh từ công an các xã, giúp đẩy nhanh tiến độ số hóa, tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian.

Ngoài ra, sau khi giải thể Công an cấp huyện, Phòng PV06 đã tiếp nhận toàn bộ hồ sơ lưu trữ từ Công an các huyện trên địa bàn. Các hồ sơ đã số hóa được bàn giao dưới dạng file để PV06 quản lý. Những hồ sơ mới tiếp nhận sau khi giải thể công an huyện cũng được tổ chức số hóa ngay tại đơn vị.

Nhờ sự nỗ lực của cán bộ, chiến sĩ, đến ngày 30/11/2024, Công an tỉnh Thanh Hóa đã hoàn thành 100% công tác số hóa hồ sơ lưu trữ, về đích sớm 13 tháng so với kế hoạch ban đầu và trước 30 ngày so với cao điểm "60 ngày đêm số hóa hồ sơ, tài liệu".

* Tận tụy và thầm lặng

Tận tụy và thầm lặng bên những hồ sơ, trong từng con số, những cán bộ hồ sơ nghiệp vụ vẫn miệt mài cống hiến, góp phần giữ gìn sự bình yên cho nhân dân theo cách riêng của mình. Gắn bó với công tác hồ sơ nghiệp vụ từ năm 2000, đến nay Trung tá Nguyễn Thị Nga (Đội trưởng Đội hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Phòng PV06, Công an tỉnh Thanh Hóa) đã có 25 năm gắn bó với nghề.

Chị chia sẻ, khi các đơn vị nghiệp vụ cần hồ sơ phục vụ điều tra, đấu tranh phòng, chống tội phạm, cán bộ hồ sơ nghiệp vụ lại lập tức vào kho, căng mình lục tìm từng trang tài liệu giữa hàng nghìn chồng hồ sơ dày cộp. Nhiều vụ án, tình huống cam go, mấu chốt để đi đến kết luận, phá án thành công phụ thuộc vào công tác hồ sơ. Có những lúc thời gian trở thành áp lực nặng nề, từng yêu cầu tra cứu, truy vết thông tin đều phải được thực hiện khẩn trương, chính xác đến từng chi tiết.

“Như với hồ sơ AK (hồ sơ vụ án hình sự) có giá trị khai thác cao, đóng vai trò quan trọng trong quá trình điều tra. Khi điều tra một vụ án liên quan đến đối tượng từng có tiền án, tiền sự, các cán bộ, chiến sĩ sẽ tra cứu, sao y, nghiên cứu các tài liệu như quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, bản án... Việc này nhằm xem xét tình tiết tăng nặng, phục vụ quá trình điều tra và xét xử một cách chính xác, khách quan" – Trung tá Nga chia sẻ.

Do đó, quá trình số hóa hồ sơ không chỉ góp phần quan trọng trong quá trình lưu trữ mà còn giúp các công tác khác được thuận lợi. Trong đợt cao điểm số hóa hồ sơ nghiệp vụ vừa qua, theo Trung tá Nga, với một khối lượng đồ sộ, đòi hỏi sự tập trung cao độ, tinh thần trách nhiệm, quyết tâm không ngừng nghỉ của toàn lực lượng.

Cũng với tinh thần "làm hết việc chứ không làm hết giờ", từng cán bộ, chiến sỹ còn tận dụng cả những giờ phút nghỉ ngơi, sẵn sàng làm việc xuyên đêm, bất kể ngày nghỉ hay lễ, Tết. Nữ Trung tá nhớ những ngày hè oi ả, kho hồ sơ chật chội như lò nung, mồ hôi thấm đẫm cảnh phục. Giữa những chồng tài liệu phủ bụi, chị cùng đồng đội vẫn cặm cụi lục tìm, chạy đua với thời gian, gạt đi mệt mỏi, quyết không để nhiệm vụ chậm trễ.

Không chỉ áp lực về thời gian, công việc, những tập hồ sơ lưu trữ lâu năm phủ đầy bụi bặm, ẩm mốc, mối mọt tiềm ẩn nhiều nguy hại cho sức khỏe.  "Khi tiếp xúc với tài liệu cũ để tra cứu hay số hóa, nhiều cán bộ bị dị ứng, mẩn ngứa khắp mặt mũi, tay chân. Vì thế, khẩu trang, găng tay trở thành vật bất ly thân", Trung tá Nga nói.

Vượt qua những khó khăn, áp lực, cán bộ, chiến sĩ Công an tỉnh Thanh Hóa đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ tài liệu, góp phần tích cực trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn./.

Xuân Tùng